Plantillas y fuentes en Outlook: cómo optimizar tu tiempo al máximo | Xyclos
Actualizado: 10 feb
Hoy fue un día interesante, ya que recibí dos requerimientos de un cliente sobre el uso de Outlook.
Ambos casos no son comunes, así que decidí compartirlos para ayudar a más personas a optimizar su uso del correo electrónico.
Cómo configurar la fuente predeterminada en Outlook
Uno de los problemas más frecuentes es que los mensajes nuevos, respuestas y reenvíos no mantengan la misma fuente.
Afortunadamente, se puede configurar fácilmente siguiendo estos pasos para mantener un medio ambiente consistente y controlado:
Abre Outlook y haz clic en Archivo/Opciones.
Ve a Correo y selecciona Formato de mensaje.
En Fuente, elige el tipo de letra, tamaño y estilo que prefieras.
Haz clic en el botón Aceptar.
Para respuestas y reenvíos, repite el proceso en la sección correspondiente.
Guarda los cambios y ¡listo! A partir de ahora, todos los mensajes mantendrán la fuente que configuraste.
Cómo usar plantillas en Outlook para agilizar tu trabajo
El segundo requerimiento fue aún más interesante.
El cliente maneja 20 productos y necesita enviar hasta 5 mensajes de seguimiento.
Copiar y pegar cada mensaje manualmente no es una opción eficiente, así que la mejor solución es usar plantillas en Outlook.
¿Qué son las plantillas o templates?
En el contexto de programas Microsoft, una plantilla es un archivo especial que sirve como punto de partida para crear nuevos documentos, hojas de cálculo, presentaciones, mensajes de correo u otros tipos de archivos. Las plantillas tienen estas características principales:
Guardan el formato, diseño y contenido base que quieres reutilizar
Tienen extensiones específicas:
Word: .dotx para plantillas normales, .dotm para plantillas con macros
Excel: .xltx para plantillas normales, .xltm para plantillas con macros
PowerPoint: .potx para plantillas normales, .potm para plantillas con macros
Outlool .oft para plantillas normales
Por ejemplo:
En Word, una plantilla podría tener encabezados, pies de página, estilos y texto predefinido
En Excel, podría incluir fórmulas, formatos de celda y gráficos base
En PowerPoint, podría tener diseños de diapositivas, temas y transiciones predeterminadas En Outlook, podría tener un mensaje de bienvenida predeterminado
Lo importante es que cuando abres una plantilla, creas automáticamente una copia nueva del documento base, preservando el original para futuros usos.
Cómo crear una plantilla en Outlook
Escribe un nuevo mensaje con el contenido que deseas reutilizar.
Ve a Archivo/Guardar como
Selecciona la carpeta de plantillas de Outlook.
Guarda el archivo en formato .oft.
Cuando necesites usar la plantilla, ábrela desde la carpeta de plantillas, realiza los cambios necesarios y envíala. ¡Así de fácil!
Haz clic en Inicio/Nuevos elementos/Más elementos
Luego Elegir formulario...
En la ventana Elegir formulario en el campo Buscar en selección, selecciona: Plantillas de usuario en el sistema de archivosSelecciona la plantilla
Haz clic en el botón Abrir
Listo, se crea un nuevo mensaje con la plantilla seleccionada
Automatización del uso de plantillas
Pero eso no fue todo.
El proceso manual para usar plantillas es largo y teniendo en cuenta que el cliente maneja aproximadamente 100 plantillas, debíamos buscar una solución.
La solución: Crear una macro para automatizar el acceso a las plantillas. Nos apoyamos en ChatGPT y Claude para programar la macro.
Después de 5 o 6 iteraciones y pruebas, conseguimos afinar la macro y ahora el cliente accede fácilmente a sus plantillas.
Ha sido realmente fascinante y muy productivo usar las IA's para programar macros. En estos últimos 6 meses he resuelto y creado varias soluciones muy rápidamente, que de de otra manera me hubieran tomado mucho pero mucho tiempo hacerlo.
Aprender a usar las IA's es un plus invalorable para cualquier persona que desee ser más productivo.
Hay que desarrollar un pensamiento crítico, conocer la herramienta sobre la que se esta trabajando como en este caso Outlook y tener una lógica clara para integrar todo y conseguir resultados.
Ahorra tiempo y mejora tu productividad con Outlook
La productividad no es cuestión de suerte, es cuestión de preparación.
Outlook puede ser tu mejor aliado, si sabes cómo aprovechar todas sus funciones.
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