Automatización en Outlook, Excel y Power BI

Automatizar procesos en Outlook, Excel, Power Query y Power Bi | Xyclos

En este 2025 todo el mundo habla de las automatizaciones y de los agentes de IA.

Y me puse a pensar que yo he manejado automatizaciones desde hace mas de 30 años.

Y se preguntará: ¿Cómo? ¿30 años atrás?

Si. De alguna manera va a ser un viaje en el tiempo. Un viaje al pasado.

Automatización en Microsoft Outlook: Organiza tu correo como un experto

Microsoft Outlook tiene varios comandos que permiten automatizar procesos, veamos algunos de ellos:

Reglas
Fuera de oficina
Correo no deseado (Spam)

Usar Reglas en Microsoft Outlook

Por ejemplo, las Reglas he usado cuando estoy trabajando con un cliente.

Si quiero que Outlook me avise cuando mi cliente me envíe un mensaje, creo una regla para que me despliegue una alerta.

La regla va a estar activa siempre, cada vez que abro Outlook
Siempre va a revisar cada mensaje que llega a la Bandeja de entrada o Inbox
Ah, y algo importante: en Outlook puedo tener una o más reglas
Si el mensaje tiene la dirección del remitente en una de las reglas, hace lo que se especifica en la regla:
1. Si le pedimos que despliegue un aviso, lo hace
2. Si le pedimos que guarde el mensaje en una carpeta especifica, lo hace
3. Si queremos que haga las dos cosas, lo hace (siempre que así hayamos programado la regla)

Entonces, ¿cuál ha sido la ventaja de usar estas automatizaciones usando reglas en Outlook?

Estar siempre informado de la llegada de un mensaje de un cliente en particular sin necesidad de "tener que leer los mensajes que me llegan todos los días, para ver si ese cliente me envió un mensaje"

Ganar tiempo

Brindar una excelente atención a mi cliente

Avancemos.

Automatización en Excel: Más allá de las fórmulas

Aquí vamos a ver que no solo vamos a hablar de automatizaciones, sino también de programación, de programación Low code.

Ingresar una fórmula o función en Excel ya es una forma de automatización.

Si cambiamos el contenido de una celda a la que hace referencia la fórmula o función, automáticamente se recalcula el resultado.

Entonces, las automatizaciones han existido desde que se creó la Hoja de cálculo. Ese fue el concepto central: automatizar.

¿Y programar con Low code?

Si en una celda por ejemplo ingresamos un fórmula, en otra celda, ingresamos una función para evaluar el contenido de la celda anterior y si en otra celda, ingresamos otra fórmula o función que usa el contenido de la celda anterior, entonces hemos creado una programación low code.

Las fórmulas y funciones como todos los programas tienen: Una entrada, un proceso y un resultado.

Pero, ¿qué significa Low code?

Low-code o también No-code, son enfoques de desarrollo que nos permiten crear aplicaciones con mínima o ninguna programación, usando interfaces visuales y automatización.

Entonces, si usa Excel...usted es un programador...un programador low code. ¿Lo sabía?

Y si tiene conocimientos mas profundos de Excel, también puede crear una programación o automatización con Macros (usando VBA o Visual Basic for Applications)...nuevamente programación Low code.

Avancemos en el tiempo.

Power BI y la automatización del Análisis de datos

Con Power Query en Excel y Power Query en Power BI, se hace un avance significativo en los procesos de automatización que incluyen todo los relacionado a transformación y limpieza de datos (ETL Extract Transform Load).

Con el Lenguaje M y DAX (Data Analysis eXpresions) disponibles en Power BI, sus Medidas, Columnas calculadas y el Modelamiento de datos, el manejo automatizado de datos, de grandes volúmenes de datos, nos facilita en forma impresionante la automatización del procesamiento de los datos.

La automatización es parte de nuestra naturaleza

La automatización digital no es nueva, ha evolucionado y con las Inteligencias artificiales...el destino es claro: automatización al máximo nivel.

Pero antes de terminar: todo nuestro universo esta totalmente "automatizado".

Toda la interacción de la naturaleza: a nivel cuántico, nuestros cuerpos: nuestros pulmones, corazón, todo el sistema digestivo; los planetas, sistemas solares, galaxias, agujeros negros...todo "automatizado" e integrado, funcionando como un reloj infinito.

Así que la automatización forma parte de nuestro ADN, de nuestra naturaleza en la Tierra, del universo todo.

Entonces: ¿Por qué prepararse en Outlook, Excel, Power Query y Power BI?

Si llegaste hasta aquí, ya entendiste algo importante:

La automatización no es el futuro. Siempre ha estado presente y es el presente.

No hay negocio ni profesional que pueda mantenerse competitivo sin automatizar.

¿Qué puedes lograr con estos conocimientos?

Si dominas Outlook, optimizas tu tiempo y automatizas tu gestión del correo.

Si dominas Excel, automatizas cálculos y creas estructuras inteligentes de datos.

Si dominas Power Query, eliminas tareas manuales en la limpieza y transformación de datos.

Si dominas Power BI, llevas la inteligencia de negocios a otro nivel con automatización avanzada.

Tienes dos opciones:

Seguir haciendo las cosas manualmente y perdiendo tiempo.

Automatizar, optimizar y avanzar.

Resumen en Notebooklm (Google)

Haga clic en Mapa conceptual (Mind Map) en el panel derecho, para ver un resumen de lo que tratamos en este blog.

La decisión es tuya.

Quien domine Excel, Power Query, Power BI y otras herramientas modernas, tendrá una ventaja multiplicadora al usar inteligencia artificial.

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