Aprenda a usar la nueva opción en Validación de datos de Microsoft Excel | Xyclos
Actualizado: 29 abr
Concepto
La Validación de datos (Data Validation) en Microsoft Excel, es una técnica que nos permite controlar y restringir el ingreso de datos en una celda.
Tipos de reglas de Validación de datos
Excel nos permite establecer varios tipos de reglas o condiciones para controlar el ingreso de datos en una celda:
Número entero - : Permite ingresar solo números enteros, sin decimales, ej.: 50
Decimal: Permite ingresar enteros con decimales, ej.: 50.24
Lista: Permite seleccionar un elemento de una lista da datos,, ej.: =ciudades
Fecha: Permite sólo el ingreso de fechas en la celda, ej.: 24/08/2023
Hora: Permite sólo el ingreso de horas en la celda, ej.: 14:22
Longitud de texto: Permite controlar el largo mínimo y máximo de ingreso de datos en la celda, ej.: Mínimo 5 y Máximo 7 caracteres o Mínimo 10 y Máximo 10 caracteres
Personalizada: Permite crear una fórmula o una función para controlar las condiciones del texto a ingresar en la celda, ej. =esnumero(A10)
¿Cuál es la novedad con la nueva validación de datos?
Que Microsoft agregó la opción de buscar texto en un campo de Validación de datos basado en una Lista.
Antes, cuando se creaba una Validación de datos basado en una lista, era necesario desplazarnos a lo largo de la lista hasta encontrar el registro que necesitábamos seleccionar.
Ahora, en el campo de ingreso de la Validación de datos, podemos ingresar los primeros caracteres de una palabra para que nos busque en toda la lista.
El proceso para establecer Validación de datos no ha cambiado, pero lo que si cambió es la facilidad que ahora tenemos para buscar información. Este cambio solo aplica para cuando usamos una Lista.
Veamos algunos conceptos adiciónales con relación al uso de listas en Validación de datos.
Tipos de listas
Tenemos tres formas de usar una lista para validar el ingreso de datos en un celda:
Creando una Tabla y asignando un nombre solo al rango de los elementos (no al encabezado), para crear rango dinámico
Usando un rango, que puede ser estático o dinámico (usando funciones) y asignarle un nombre de rango
Ingresando los elementos de la lista directamente en el campo Origen
Procedimiento para crear una Validación de datos
Haga clic en una celda de la Hoja de cálculo
Haga clic en la pestaña Datos
En el grupo Herramientas de datos, haga clic en el icono Validación de datos Se despliega la ventana Validación de datos
En el campo Permitir seleccione Lista
En el campo Origen puede ingresar:
Un rango que contiene la lista de elementos, ej.: $A$1.$A$20
Un nombre de un rango, ej.. =nombres
Los elementos de la lista, ej.: Juan, Soledad, Manuel, Pedro Separados por comas o punto y comas dependiendo de la configuración del Separador de listas de Microsoft Windows que tenga establecido en su computador o portátil
En la pestaña Mensaje de entrada ingrese el mensaje que los usuarios verán antes de ingresar o selecciona elementos
En la pestaña Mensaje de error puede ingresar un texto explicativo para informar al usuario que tipos de datos puede ingresar
Para finalizar, hace clic en el botón Aceptar
Usar Validación de datos en base a una Lista
Haga clic en la celda donde activó la validación de datos
En el campo de búsqueda, ingrese los caracteres que desea buscar Microsoft Excel le despliega todos los elementos dela lista que inician con los caracteres ingresados
De la lista que se despliega, seleccione con el mouse el elemento que desee ingresar en el campo
Caso práctico
En una lista de los empleados de la empresa necesitamos ingresar las ciudades a las que pertenecen.
Paso 1
A una hoja del libro le cambiamos el nombre de la pestaña a tbCiudades
En la celda A1 Ingresamos el nombre de la columna: Capital, País
En las celdas A2 a A37 ingresamos los nombres de las ciudades y países
Paso 2
Insertamos una nueva Hoja y le llamamos Base
En la celda A1 Ingresamos el nombre de la columna: Nombres
En la celda B1 Ingresamos el nombre de la columna: Ciudad, País
En las celdas A2 a A12 ingresamos o copiamos y pegamos los nombres de los empleados,
Hacemos clic en la celda B2 y seleccionamos el rango hasta B12 De esta forma le estamos indicando a Excel, todas las celdas en las que a continuación vamos activar la Validación de datos
Luego hacemos clic en la pestaña Datos
En el grupo Herramientas de datos, haga clic en el icono Validación de datos Se despliega la ventana Validación de datos
En el campo Permitir seleccione Lista
Haga clic en el campo Origen
Haga clic en la pestaña que contiene la lista de ciudades: tbCiudades
Haga clic en la primera celda de ciudad
Presione Ctrl + Shift + Flecha hacia abajo para seleccionar todo el rango En el campo Origen se despliega: =tbCiudades!$A$2:$A$37
Si lo desea en las pestañas Mensaje de entrada y Mensaje de error, ingrese un mensaje explicativo
Haga clic en el botón Aceptar
Paso 3
En la hoja Base, hace clic en cualquier celda de la columna Ciudad, País que contiene la Validación de datos
ingrese las primeras letras de la ciudad o país
De la lista, seleccione la que necesite asignar
Encontrar las celdas que tienen Validación de datos en una Hoja
Si en una Hoja de cálculo tiene varias celdas con Validación de datos, este procedimiento le ayudará a identificar rápidamente cuales celdas tienen Validación de datos:
Haga clic en la pestaña Inicio
Luego en el grupo Edición , haga clic en el icono Buscar y seleccionar
Finalmente haga clic en el comando Validación de datos Las celdas que contienen Validación de datos se seleccionan y se despliegan marcadas con un Color de relleno: Plomo claro
Como las celdas están seleccionadas, haga clic en Inicio/Fuente/Color de relleno y seleccione el color que desee para diferenciarlas o destacarlas de otras celdas y evitar buscarlas la próxima vez
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